Portal do Patrimônio
Este portal tem como objetivo informar e orientar os servidores sobre as normas administrativas e legais para a utilização e a movimentação de bens permanentes no Câmpus São José.
O conhecimento e a colaboração de todos são imprescindíveis para o efetivo controle dos bens.
Materiais ou Bens Permanentes
O que são Bens Permanentes
De acordo com as Normas de Execução da Coordenação Geral de Contabilidade da Secretaria do Tesouro Nacional: "Material permanente é aquele que em razão de seu uso corrente não perde a sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos".
As citadas Normas de Execução também apresentam parâmetros excludentes para identificação de material permanente. Portanto, será material de consumo, e não permanente, o bem que atender quaisquer das seguintes condições:
• Durabilidade: quando o material em uso normal perde ou têm reduzidas as suas condições de funcionamento no prazo máximo de dois anos.
• Fragilidade: cuja estrutura esteja sujeita à modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda da sua identidade.
• Perecibilidade: quando sujeito a modificações (química ou física) ou que se deteriora e perde a sua característica normal de uso.
• Incorporabilidade: quando destinado a fazer parte de outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal.
• Transformabilidade: quando adquirido para fim de transformação.
Classificação dos Bens Permanentes
Os materiais são classificados quanto ao uso:
Uso coletivo – quando o bem está disponível para uso de vários servidores. Ex.: mobiliário de refeitórios, bebedouros, etc.
Uso individual e/ou contínuo – quando o bem está disponível para utilização de um único servidor/setor ou que por ele é utilizado por mais de 50% do tempo de sua jornada de trabalho diária.
São classificados, também, quanto à situação patrimonial:
Bom – em perfeitas condições de uso e está sendo utilizado.
Ocioso – está em perfeito estado, mas não está sendo utilizado.
Recuperável – não se encontra em condições de uso, porém seu custo de recuperação é inferior a 50% do valor de mercado ou a análise de custo e benefício justifica a sua recuperação.
Irrecuperável – item que não se encontra mais em condição de uso, seja por avaria, manutenção onerosa, rendimento precário, obsoletismo ou recuperação economicamente inviável.
Inservível – item ocioso ou irrecuperável que não tem mais utilidade para a instituição.
Os bens podem ser adquiridos por meio dos seguintes processos:
Compra – aquisição remunerada de material com utilização de recursos orçamentários.
Doação – recebimento de materiais permanentes gratuitamente de entidades públicas ou privadas.
Permuta – troca de bens ou materiais entre órgãos da Administração Pública.
Cessão – recebimento de bens com transferência gratuita de posse e direito de uso de outros órgão da Administração Pública. Trata-se de empréstimo e deve ter prazo de validade.
Transferência – recebimento de bens de outra unidade da própria instituição ou de outro órgão público federal, apenas com regularização da carga patrimonial. Tem caráter permanente.
Produção Interna – Bens produzidos no próprio órgão.
Gestão Patrimonial
A gestão patrimonial do Câmpus São José é realizada pelo Setor de Patrimônio e compreende as seguintes atividades:
Registro e Incorporação – cadastro em sistema informatizado, detalhando as características do bem.
Tombamento – identificação do bem por meio de etiquetas com número de patrimônio.
Guarda – quando é atribuída a responsabilidade ao servidor considerado o usuário contínuo do bem por meio do termo de responsabilidade.
Armazenamento – responsabilidade do Setor de Patrimônio quando os bens não estão sendo utilizados.
Controle – registro e acompanhamento da localização física e lógica dos bens e dos responsáveis pelo uso.
Movimentação – alteração da localização física e lógica do bem para manutenção ou reparo, recolhimento, redistribuição, remanejamento, cessão e descarte.
Preservação – obrigação de todos os servidores que tenham bens em sua guarda ou uso.
Baixa – retirada contábil do bem do ativo imobilizado de uma instituição.
Inventário – instrumento de controle para verificação e levantamento físico dos bens permanentes da instituição. É realizado por comissão.
Inventário de Bens Permanentes
Conceito
O Inventário é um procedimento administrativo obrigatório, previsto na Instrução Normativa nº 205/88 da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República, realizado por comissão específica e pode ser classificado como anual, inicial, de transferência de responsabilidade, de extinção ou transformação e eventual.
Objetivos
Esse procedimento tem por finalidade verificar, com precisão, todas as características do ativo patrimonial do Câmpus São José, apontando a localização, o estado de conservação, as condições de acondicionamento, o responsável pela carga patrimonial, a identificação de bens permanentes eventualmente não tombados que integram o patrimônio institucional, bem como recomendar medidas de regularização dos mesmos de acordo com os princípios da eficiência, eficácia e economicidade da Administração Pública.
Atribuições dos Servidores durante o processo de Inventário
Todos os servidores do Câmpus São José deverão auxiliar a Comissão de Inventário na conferência e na classificação dos bens, garantindo total acesso aos locais durante o período determinado.
Atribuições da Comissão de Inventário
Cabe à Comissão de Inventário do Câmpus São José:
I. Realizar o inventário anual do Câmpus São José, conferindo todos os bens patrimoniais com o auxílio dos servidores.
II. Orientar os servidores sobre o conceito e os objetivos do inventário, bem como alertá-los sobre sua participação e colaboração nesse processo.
III. Orientar os servidores sobre os bens que devem ser contabilizados, bem como sobre o correto preenchimento da Planilha de Inventário, quando necessário.
IV. Reportar ao Setor de Patrimônio quaisquer ocorrências que dificultem a realização dos procedimentos inventariantes.
V. Elaborar Relatório Final de Inventário acerca das observações feitas ao longo do processo, constando as informações quanto aos procedimentos realizados, à situação geral do patrimônio e as recomendações para corrigir as irregularidades, assim como eliminar ou reduzir o risco de sua ocorrência futura, se for o caso, e enviar para o Setor de Patrimônio.
Atribuições do Setor de Patrimônio durante o Processo de Inventário
O Setor de Patrimônio deve capacitar a Comissão de Inventário e trabalhar em conjunto com ela para a regularização da situação patrimonial de todo o Câmpus São José.
IMPORTANTE: Durante o período de Inventário estão suspensas as movimentações físicas dos bens, incorporações, transferências, cessões ou baixas.
Ações Patrimoniais que envolvem todos os Servidores
RESPONSABILIDADE
Todo servidor público têm o dever de zelar pelos bens patrimoniais da Instituição.
Nenhum material permanente pode ser distribuído para um servidor sem a respectiva Carga Patrimonial, que se efetiva com o aceite em sistema informatizado de gestão patrimonial e assinatura do Termo de Responsabilidade.
Os bens de uso individual e/ou contínuo são de responsabilidade do servidor que os utiliza.
Aos servidores responsáveis por bens permanentes compete:
. zelar pelo bom uso.
. controlar os bens e a sua localização.
. comunicar possíveis avarias e extravios ao Setor de Patrimônio.
. solicitar a movimentação dos bens ao Setor de Patrimônio, nos casos previstos.
Deverá ser realizada a transferência de responsabilidade sempre que ocorrer:
. Alteração do responsável pelo local onde o bem está situado.
. Transferência do bem de um local para outro.
. Afastamento, cessão ou licença superiores a 90 dias.
. Aposentadoria e/ou exoneração.
IMPORTANTE 1: Quando da aposentadoria, o servidor deverá solicitar ao Setor de Patrimônio a Declaração Negativa de Bens, já que não é permitido ter bens permanentes sob sua guarda ou responsabilidade nessa situação. Segundo a legislação vigente, as irregularidades na guarda e utilização dos bens públicos podem retardar e/ou impedir os processos de aposentadoria.
IMPORTANTE 2: Somente os bens localizados poderão ser transferidos para outro responsável. A localização dos bens é de responsabilidade do servidor que possui a sua guarda. Entretanto, o Setor de Patrimônio pode auxiliar fornecendo informações.
IMPORTANTE 3: Todos os servidores podem acessar ao sistema informatizado de controle patrimonial para consulta sobre os bens que estão sob sua responsabilidade. Basta digitar o endereço eletrônico https://dgp.ifsc.edu.br, colocar o login e senha (o mesmo do e-mail institucional) e selecionar o subsistema “patrimônio”. Na aba “consulta” escolher “bens - na minha carga”.
MOVIMENTAÇÃO DE BENS
A movimentação dos bens (alteração da localização física e lógica) poderá ocorrer nas seguintes situações:
. Bens ociosos.
. Bens recolhidos para reparo.
. Remanejamento dos bens dentro da própria instituição.
. Bens inservíveis.
IMPORTANTE 1: A movimentação dos bens só poderá ocorrer com a autorização do Setor de Patrimônio e deverá ser solicitada pelo servidor que possui a carga patrimonial dos mesmos. A comunicação deverá ser realizada formalmente por meio do endereço eletrônico patrimonio.sje@ifsc.edu.br . Deve-se informar no e-mail: a relação dos itens, seus respectivos tombos, o local de onde serão retirados, o local para onde serão enviados e o motivo da movimentação (remanejamento, reparo, ociosidade, inservível).
IMPORTANTE 2: Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia ao Setor de Patrimônio, que irá verificar a existência de garantia ou a existência de contrato de manutenção preventiva ou corretiva.
COMISSÕES
As comissões são compostas por, no mínimo, três servidores designados por ato formal do Diretor-Geral do Câmpus para realizar atividades específicas. As comissões relacionadas aos bens públicos são:
Comissão Permanente de Avaliação de Bens – comissão de caráter permanente, composta por docentes e técnicos administrativos das diversas áreas, tem a função de avaliar os bens permanentes provenientes de doações, cessões e/ou transferências, assim como os bens que compõem o patrimônio do câmpus. Além disso, participa dos processos de desfazimento de bens, avaliando e dando parecer sobre o estado dos materiais.
Comissão de Inventário – encarregada de realizar os trabalhos de verificação documental e de localização física dos bens, por ocasião da realização de inventário.
Comissão de Sindicância – implantada para apuração de irregularidades, extravios, perdas, danos, roubos, etc.
Doação de Bens Permanentes
O recebimento de Bens Permanentes provenientes de doação pode ocorrer por meio de projetos de pesquisa/extensão ou diretamente de pessoas físicas ou jurídicas. Além disso, os bens podem ser novos ou usados. Para todas essas situações existem procedimentos e fluxos específicos que precisam ser respeitados.
Por isso:
. se você coordena um projeto de pesquisa/extensão que vai adquirir bens permanentes;
. se você deseja entrar em contato com alguma empresa para solicitar doação de bens permanentes;
. se você foi contatado por alguma empresa ou pessoa física que deseja realizar uma doação de bens permanentes para o Câmpus;
Antes de formalizar a doação, leia com atenção estas instruções e entre em contato com o Setor de Patrimônio para tirar suas dúvidas e receber a documentação e as orientações corretas.
IMPORTANTE: O Câmpus São José não pode aceitar doação de Bens Permanentes que estejam inservíveis/irrecuperáveis, ou seja, que sejam obsoletos ou que estejam estragados.
Abaixo, sintetizamos os fluxos e procedimentos determinados por legislação para cada caso e definidos e padronizados pelo IFSC para todos os câmpus:
DOAÇÃO DE BENS ADQUIRIDOS POR MEIO DE PROJETOS DE PESQUISA/EXTENSÃO
1 - Se você coordena um projeto de pesquisa/extensão, irá adquirir bens permanentes por meio desse projeto e precisará doar os bens para o câmpus, você deve, primeiramente, entrar em contato com o Setor de Patrimônio para receber as orientações e os documentos necessários, além de informar o seu Coordenador de Área/Chefia Imediata.
2 – Documentos que deverão ser encaminhados ao Setor de Patrimônio: cópia do edital de pesquisa/extensão, cópia do projeto de pesquisa/extensão aprovado, notas fiscais atestadas e termo de doação assinado.
IMPORTANTE: A doação deve ocorrer no início do projeto, imediatamente após a aquisição dos bens. NÃO DEIXE PARA REALIZAR A DOAÇÃO AO FINAL DO PROJETO!!!!!!
DOAÇÃO DE BENS PROVENIENTES DE PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA
1 - Se você foi contatado por uma empresa e/ou pessoa física para receber bens em doação ou tem interesse em receber bens em doação e deseja solicitar a uma empresa, você deve, primeiramente, entrar em contato com o Setor de Patrimônio para receber as orientações e os documentos necessários para iniciar o trâmite e informar o seu Coordenador de Área/Chefia Imediata.
2 - Definidos os bens que serão doados, é necessário que a Comissão Permanente de Avaliação de Bens, composta por representantes de todas as áreas, avalie os bens in loco e elabore um parecer técnico. Esse parecer, positivo ou negativo, deverá conter a relação dos bens, a precificação, o estado dos bens (novos, usados, bons ou inservíveis) e uma justificativa fundamentada sobre a utilidade ou não dos bens para a instituição.
3 – Sendo o parecer favorável, o doador entregará para o Setor de Patrimônio o Termo de Doação assinado (padronizado pelo IFSC), contendo a relação e quantidade dos bens, nota fiscal se houver e o valor de aquisição dos bens.
4 – Somente depois da avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Bens e da posse do Termo de Doação assinado é que o servidor, responsável pela intermediação do processo de doação, poderá agendar com o doador a entrega dos bens no Câmpus.
5 - De posse do parecer da Comissão Permanente de Avaliação de Bens e do Termo de Doação, e assim que os bens estiverem na Instituição, o Setor de Patrimônio providenciará a abertura de processo no SIPAC para iniciar os procedimentos de Incorporação dos Bens.
IMPORTANTE 1: É necessário que esse fluxo seja respeitado e que o Setor de Patrimônio seja informado sobre as doações desde o início do processo, para evitarmos problemas e até possíveis devoluções.
IMPORTANTE 2: Aqui você encontra os Modelos de Termos de Doação de Pessoa Física, Pessoa Jurídica,Projeto de Pesquisa e Extensão e Projeto de Pesquisa e Extensão - Produção Interna. Basta clicar no modelo de acordo com o seu caso.
Publicações
MATERIAIS DIVERSOS
RELATÓRIOS DE INVENTÁRIO
Legislação
BRASIL. Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967 – Dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências. Decreto Lei nº 200/1967
BRASIL. Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais. Lei nº 8.112/1990
BRASIL. Decreto nº 9.373, de 11 de maio de 2018. Dispõe sobre a alienação, a cessão, a transferência, a destinação e a disposição final ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Decreto nº 9.373/2018
CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO. Instrução Normativa CGU nº 17, de 20 de dezembro de 2019. Disciplina no âmbito do Poder Executivo Federal a celebração de Termo de Ajustamento de Conduta nos casos de infração disciplinar de menor potencial ofensivo. CGU IN nº 17/2019
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DO SERVIÇO PÚBLICO. Instrução Normativa DASP nº 142, de 05 de agosto de 1983. Aplicação harmônica dos preceitos legais relativos a materiais. IN/DASP nº 142/1983
REIS, Fabiana Todero Dias Vieira. Gestão do Patrimônio Público. ESCOLA DE EDUCAÇÃO FAZENDÁRIA – ESAF, Curitiba, 2018. Gestão do Patrimônio Público - 2018
SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA. Instrução Normativa SEDAP nº 205, de 08 de abril de 1988. Racionalização de custos de materiais. IN/SEDAP nº 205/1988