Passos para a elaboração do horário do campus

O passo a passo

Comunicação entre as pessoas envolvidas

• Para a comunicação entre as pessoas envolvidas será usado preferencialmente a [Sala - Horario SJE] do Google Chat (https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=rm&ogbl#chat/space/AAAADUxw5OQ)
• As comunicações pessoais também devem ser feitas pelo Google Chat quando o assunto não interessar a todos. (ajustes dentro de um curso apenas)
• O email institucional também pode ser utilizado, mas dê preferência ao chat.
• Os documentos, planilhas e horários pdf e roz gerados serão disponibilizados na pasta compartilhada no Gdrive.(https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1GCKuXDUdHPu0qYJoQCg5fluDpc77CEWE)
• Esta wiki é o documento de referência para o processo de geração do horário (https://wiki.sj.ifsc.edu.br/index.php/Professores:Passos_para_a_elabora%C3%A7%C3%A3o_do_hor%C3%A1rio_do_campus)
• Todos envolvidos precisam conferir se tem acesso a essa pasta e a wiki.

Relacionar todas as UCs e turmas a serem oferecidas no semestre

De quem é a atribuição?

DEPE e Coordenadores de Área e Coordenadores de Curso

Prazo estimado

1 semanas

Atividades

• Usar listagem dos códigos e nomes dos cursos regulares e FIC do campus.
• Indicar quais UCs serão oferecidas
• Definir UCs que terão turmas dividas em A e B (C e D)
• Listar o código das turmas do semestre e associar com as UCs
• Definir o número de vagas por turma (considerar a capacidade das salas e labs durante a Pandemia)
• Verificar necessidade de turmas duplicadas e extra (devido ao número de alunos).
• Verificar necessidade de turmas de atendimento especial.

Notas

• É recomendável consultar o Registro Escolar para evitar que alguma disciplina que deva ser oferecida não fique esquecida.

Resultados

• Tabela das disciplinas oferecidas por curso no semestre
• Tabela de alocação curso | turmas | disciplinas

Alocar professores as UCs

De quem é a atribuição?

Coordenadores de Área e Coordenadores de Curso

Prazo estimado

2 semanas

Atividades

• Verificar a existência de professores com aulas em outros campus, neste caso verificar se existe horário já alocado.
• Relacionar as outras atividades que os professores realizam (pesquisa, extensão, comissões permanentes, colegiados, etc). Verificar se existe alguma comissão ou colegiado que já tem horário alocado.

Área de Telecom

• Professores: Preencher previamente a planilha da COTEL - Alocação CH Docente Tele

Área da Cultura Geral

Área de Refrigeração

• Enviar aos professores a planilha com sugestão de UCs.
• Coordenações de curso (ou de área) definir os professores das UCs.

Resultados

• Listagem completa dos professores que lecionam no semestre
• Tabela de alocação curso | professores | turmas | disciplinas

Alocar salas fixas e listar laboratórios por UC e turma/curso

De quem é a atribuição?

DEPE e Coordenadores de Área e Coordenadores de Curso

Prazo estimado

1 semanas

Atividades

• A coordenação do curso ou professores das UCs devem definir as necessidades de salas/laboratório para cada UCs.
• Definir por turno (V, M, N) a alocação das salas de aula fixa de 1 a 14.
• Turmas com maioria de aulas em laboratório devem ser alocadas nas janelas de horário vagas sem sala fixa.

Notas

• Durante a pandemia do COVID19 verificar se é possível evitar troca de sala no turno para alunos. A dificuldade é a matricula por disciplina.

Resultados

• Tabela de alocação curso | professores | turmas | disciplinas | salas

Coletar restrições de horário dos professores

De quem é a atribuição?

DEPE

Prazo estimado

1 semanas (pode ser feito junto com o passo 1)

Atividades

• Solicitar através de formulário/planilha as restrições de horário (com justificativa).
• Conferir as justificativas e validar as restrições de horário.

Resultados

• Lista de restrições de horários dos professores

Listar as reuniões e comissões

De quem é a atribuição?

DEPE

Prazo estimado

1 semanas (pode ser feito junto com o passo 1)

Atividades

• Listar as reuniões, colegiados, comissões, junto com a lista de participantes.
• Quando houver dia e horário fixo indicar na tabela

Resultados

• Lista das reuniões de professores

Fazer a configuração/programação inicial do software ASC timetable

De quem é a atribuição?

Assessoria do DEPE, orientado pelo responsável pela criação do horário

Prazo estimado

1 semanas

Atividades (Assessoria do DEPE)

• Inserir professores novos | excluir professores sem aula
• Relacionar professores com disciplinas
• Alocar os turnos das disciplinas e turmas (M,V,N)
• Alocar salas fixas as turmas
• Alocar laboratórios fixos as UCs.
• Listar as restrições de horário dos docentes.
• Listar horários de reuniões fixas (colegiados, comissões)
• Alocar os docentes as reuniões fixas (tentar alocar todos, mas é necessário flexibilizar as vezes).

Notas

• As comissões devem de preferencia não ter horário fixado, apenas o nome dos participantes pois melhora o horário. Estabelecer uma faixa de horários na qual cada comissão pode se reunir.
• Atividades de pesquisa, extensão, e outros projetos podem ser inseridos após a finalização do horário

Ferramentas usadas

• Tabela das disciplinas oferecidas por curso no semestre fornecidos pela coordenações de curso
• Listagem completa dos professores que lecionam no semestre fornecidos pela coordenações de área
• Lista de restrições de horários dos professores obtidas do formulário
• Tabela de alocação curso | professores | turmas | disciplinas | salas fornecidos pela coordenações de área.

Resultados

• Planilha https://docs.google.com/spreadsheets/d/11c_vlB5AZELhTgmvD1zUiOqeceVBjC60S7UrnaL-egU/edit#gid=319077700 com as abas preenchidas:

• Lista de Professores
• Lista de Disciplinas
• Lista de Atividades
• Lista dos Locais

Criar o horário inicial no software ASC timetable

De quem é a atribuição?

responsável pela criação do horário.

Prazo estimado

2 semanas

Atividades

• Estabelecer restrições padrão do software. (4 dias com aula por professor, limitar 5 aulas por dia, manter laboratórios A e B no mesmo dia).
• Inserir os dados de professores, salas, disciplinas e turmas no software.
• Inserir os dados de reuniões, comissões, colegiados no software.
• Verificar se horários de turmas, professores e salas podem ser alocados isoladamente.
• Executar o software para alocação dos horários.

• Verificar a lista de restrições quebradas pelo software
• Verificar necessidade de relaxar restrições dos horários
• Verificar se as UCs com laboratório permanecem no mesmo Lab em todos os dias (ALERTA)
• Verificar se as aulas de laboratório divididas em turmas A e B (C e D) estão no mesmo dia.
• Verificar se não tem alguma aula sem SALA

Ferramentas usadas

• Arquivo horario_ANO_SEMESTRE_v1.roz (horario2021_1_v1.roz)
• Planilha https://docs.google.com/spreadsheets/d/11c_vlB5AZELhTgmvD1zUiOqeceVBjC60S7UrnaL-egU/edit#gid=319077700
• Software ASC timetable

Resultados

• Arquivos pdf do horário das professores | turmas | salas.

Conferir se o horário está adequado

De quem é a atribuição?

Coordenadores de curso.

Prazo estimado

1 semana

Atividades

• Para cada curso conferir:

• Todas UCs previstas estão corretamente alocadas, e com o código e nome correto.
• Verificar se está correto a alocação das salas e laboratórios (verificar quando há dois dias com Laboratório se estão no mesmo lab.
• Verificar se o nome dos professores está correto
• Verificar se o turno de oferta de cada turma está correto

Ferramentas usadas

• Arquivos pdf do horário das professores | turmas | salas.

Resultados

• Lista das inconformidades enviada por cada Coordenadores de curso
• Lista de sugestões de melhoria no horário

Fazer os ajustes de turno matutino e noturno no horário

De quem é a atribuição?

responsável pela criação do horário.

Prazo estimado

1 semanas

Atividades

• Relacionar professores que tem aulas no turno Matutino e Noturno

• Buscar com restrições nos primeiros horários do Matutino ou nos últimos do noturno desse grupo de professores, automatizar a alocação correta.
• Conferir se algum professor tem as últimas aulas do Noturno e as primeiras do Matutino do dia posterior. (ALERTA GRAVE)
• Conferir se algum professor tem aulas do Matutino e no Noturno no mesmo dia. (ALERTA)

Fazer ajustes finais no horário com o software ASC timetable

De quem é a atribuição?

responsável pela criação do horário.

Prazo estimado

1 semanas

Atividades

• Publicar para professores conferirem

• fazer ajustes necessários

• Enviar para o Registro Escolar inserir no SIGAA
• Publicar para os alunos que realizam matricula por disciplina.

Organizar os horários de atendimento paralelo

De quem é a atribuição?

Assessoria do DEPE, orientado pelo responsável pela criação do horário

Prazo estimado

3 semanas (pode ser após o inicio do semestre)

Atividades

• Solicitar os horários de atendimento para os professores.
• Publicar os horários no ASC timetable

Uso do software ASC timetable

• O software Asc timetables é nativo para Windows, mas no entanto funciona através do wine no Ubuntu 20.04.
• Instalar na maquina e usar a licença oficial do IFSC (quem tem ela?)
• O ideal é criar uma VM com esse software e com as configurações.

Ajustes iniciais

Passo 1

• Abrir o arquivo .roz do semestre anterior.

Passo 2

• Ajustar as especificações da Escola. Na aba [Especificações ] clique em [Escola]. Ajuste os [Parâmetros] e [Campos personalizados].

Passo 3

• Corrigir(inserir/apagar) as disciplinas ofertadas.
• Na aba [Especificações ] clique em [Disciplinas], verifique para cada disciplina:

• Conferir Nome e abreviação
• Conferir o tempo livre.

• No curso 290 deve ser o mesmo da turma no caso do curso 290
• Observar as disciplinas do turno oposto do curso 290.
• Nos demais cursos deixar tudo livre.

• Conferir a divisão da disciplina em [caixas] de horários
• Conferir a alocação das Salas

Figura 1 - Alocação das disciplinas Fonte: Elaborado pelo autor.

Passo 4

• Corrigir(inserir/apagar) os professores que irão dar aulas no semestre.
• Na aba [Especificações ] clique em [Professores], verifique para cada professor:

• Conferir Nome e abreviação:
• Conferir as [Disciplinas] alocadas para o professor.

Figura 2 - Aulas alocadas para professor Fonte: Elaborado pelo autor.

• Conferir o [Tempo livre].

• Apenas excessões (justificadas) podem ter algum tempo [Inadequado].
• Horários de reuniões fixas podem ser asseguradas inserindo o professor na caixa da reunião e fixando o horário da reunião pelo tempo livre.
• Para professores que dão aula nos turnos matutino e noturno esse atributo pode ser usado melhorar a alocação colocando [Condicional] nos primeiros horários da manhã e últimos da noite.

Figura 3 - Tempo Livre do professor Fonte: Elaborado pelo autor.

• Se necessário ajustar [Restrições] do professor.

Figura 4 - Restrições do professor Fonte: Elaborado pelo autor.

Passo 5

• Corrigir(inserir/apagar) as turmas do semestre.
• Na aba [Especificações ] clique em [Turmas], verifique para cada Turma:

• Definir o Nome e abreviação:

• A cada semestre os nomes das turmas dos cursos 290, 608, 609 é alterado devido a alternancia de fases.

• Conferir as [Disciplinas] de cada turma.
• Conferir Quantidade.

• Nas turmas dos cursos 111, 112, 608 e 609 deve ser 20|20|20|20.
• Na turmas do curso 290 deve ser 22|22|22|22
• Na turmas do curso 240 deve ser 15|15|15|15

• Conferir os [Professores] de cada disciplina.
• Conferir o [Tempo livre].

• Nas turmas dos cursos 111, 112 e 240 apenas noturno
• Na turmas dos cursos 290, 608, 609 deve ser alternado entre fases pares e impares
• Na turmas do curso 290 deve haver espaço para alocar as disciplinas do turno oposto

Figura 5 - Aulas das turmas Fonte: Elaborado pelo autor.

Passo 6

• Definir as salas do semestre.

Definir as salas fixas para cada turno.

Verificar outros espaços físicos (salas e laboratórios) disponíveis.

Figura 6 - Alocação das salas fixas Fonte: Elaborado pelo autor.

Passo 7

• Definir as relações entre os cartões.

Definir aulas de lab no mesmo dia.

Definir aulas no mesmo horário.

Figura 7 - Relações entre cartões Fonte: Elaborado pelo autor.

Geração do horário e ajustes finais

Passo 1

• Verificar se os horários das turmas, professores e salas consegue ser alocado isoladamente. Na aba [Principal | Horario ] clique em [Teste]. O teste deverá indicar OK para Turmas, Professores, Salas e Estudantes.

Figura 1 - Resultado OK para o teste das alocações Fonte: Elaborado pelo autor.

• Na janela do Teste de horário clique em [Testar salas]. Novamente o resultado deverá ser OK.

Passo 2

• Criar o horário. Na aba [Principal | Horario ] clique em [Criação de horário].

• Selecione em [Complexidade da Criação = Normal].
• Selecione em [Restrições = Rascunho].

Figura 2 - Criação do horário inicial 600px Fonte: Elaborado pelo autor.

• Clique em [Iniciar criação do horário] e na Janela [Geração projeto] clique em [Criar]. Verfique se foi OK.
• Verifique os eventuais problemas e corrija. Na aba [Principal | Horario ] clique em [Verificação], e corrija os eventuais problemas.
• Consulte na aba [Principal | Horario ] clique em [Advisor], e corrija os eventuais problemas.

Passo 3

• Conferir se algum cartão ficou na bandeja sem ser colocado .
• Conferir se os horários das turmas está correto:

• Conferir disciplinas do turno oposto no curso 290.
• Conferir divisão de labs em turma A e B
• Fazer uma listagem dos professores com aula no turno matutino e noturno
• Conferir professores com aula no turno matutino e noturno.
• Conferir se os laboratórios e salas não mudam em uma disciplina.

Passo 4

• Divulgar o horário para conferencia dos coordenadores de curso (prazo 1 a 2 semanas).
• Fazer ajustes necessários

Passo 5

• Divulgar o horário para conferencia dos professores (1 a 2 dias).
• Fazer ajustes necessários

Passo 6

• Enviar horário para o Registro Escolar

Publicação dos horários

• Antes de publicar os horários é recomendável manter um backup da versão com as turmas completas (mesmo as sem aula no semestre) e professores em capacitação ou sem aula por outro motivo em um arquivo. No caso do semestre 2020-2 essa versão foi a versão v14a.
• Para facilitar a consulta, recomenda-se remover as turmas vazias e professores sem aulas se salvar com o sufixo "prn". No caso do semestre 2020-2 essa versão foi a versão v14aprn.
• Publicar on-line essa versão em HTML
• Gerar os PDF das "_turmas", "_professores" e "_salas".
• Disponibilizar os links no endereço da wiki Horários dos Cursos do IFSC Campus São José

Problemas possíveis

Problema 1

• Alguns pares de disciplinas devem ser lecionadas seguidas, para possibilitar a troca de 1/2 semestre uma disciplina e /2 semestre a outra.

• (CIH60801 e ING60801)
• (CIH60901 e ING60901)
• (CIH60802 e ING60802)
• (CIH60902 e ING60902)
• (CIH60808 e ING60808)
• (CIH60908 e HST60908)

Solução

• Usar a restrição [As duas disciplinas devem ser lecionadas seguidas: (Em ordem aleatória)]

Problema 2

• Os pares de disciplinas (CIH60805 e ACI60805) devem ser lecionadas seguidas,

Solução

• Neste caso usar a restrição [As duas disciplinas devem ser lecionadas seguidas: (Em ordem aleatória)] não resolve pois existe a aula de laboratório de ACI.
• Não foi conseguido nenhuma configuração no software, a solução é alocar as duas aulas em um dia da semana e bloquear antes de [Criar horário]

Problema 3

• As disciplinas de 3 créditos num dia, devem ser alocadas entre a 1ª e 3ª aula do turno.

• QMG240201, HIE240202, CAL240202, CAL2400203, DHA240204, QLA2400204
• FIC Matlab, FIC Linux, FIC Int. Cál
• ART172002, GEO172002, APG172004, QUI172004

Solução

• Usar restrição avançada [Cartão não pode finalizar nas posições selecionadas (#33)] e marcar apenas o último turno da noite. Também marcar [Aplicar às disciplinas selecionadas nas turmas selicionadas] e selecionar as disciplinas em [Modificar: Disciplinas A]

Problema 4

• A disciplina de QMC29002 tem aula teórica em alguns dias e laboratorio alternado a cada 15 dias. A professora Deise pede que as aulas de laboratório fiquem no mesmo dia da aula teórica.

Solução

• Não foi conseguido nenhuma configuração no software, a solução é alocar as aulas em um dia da semana e bloquear antes de [Criar o horário]

Problema 5

• Para garantir o maior número de professores nas reuniões de área é necessário fixar essas reuniões antes de começar a [Criar o horário]

Problema TELE

• Não é possível incluir todos os professores de TELE na reunião de área no 1º semestre do ANO

• Nas turmas 2900621 e 2900821 um dos professores deve ficar fora da reunião.

Não é possível incluir todos os professores de TELE na reunião de área no 2º semestre do ANO

• Na turma 2900721 um dos professores deve ficar fora da reunião.

Solução para TELE

• Remover da reunião de área pelo menos três professores de cada turma para dar liberdade ao software encontrar o melhor horário.
• Depois de finalizado o horário, os professores que ficaram com o horário vago podem ser reincluidos na reunião

Problema RAC

• Pode não ser possível incluir todos os professores de RAC na reunião de área.

• Nas turmas 609001 a 609008 um dos professores deve ficar fora da reunião.

Solução

• Remover da reunião de área pelo menos três professores de cada turma que dá problema, para dar liberdade ao software encontrar o melhor horário.
• Depois de finalizado o horário, os professores que ficaram com o horário vago podem ser reincluidos na reunião

Problema CG

• Não é possível incluir todos os professores de CG na reunião de área no 1º semestre do ANO

• Nas turmas 6080121 e 6090321 um dos professores deve ficar fora da reunião.

Não é possível incluir todos os professores de CG na reunião de área no 2º semestre do ANO

• Na turma ??? um dos professores deve ficar fora da reunião.

Solução

• Remover da reunião de área pelo menos três professores de cada turma, para dar liberdade ao software encontrar o melhor horário.
• Depois de finalizado o horário, os professores que ficaram com o horário vago podem ser reincluidos na reunião

Histórico

• Antes de 2012 o horário era elaborado de forma manual utilizando diversas ferramentas e equipamentos como: hisopor, alfinetes, tesoura, papel, caneta, lápis, borracha. Uma vez definido o horário este era digitado no editor de texto (WORD) e impresso (horário do professor, turma, salas). Como não havia sistema de conferência, ocorriam erros dos mais variados, onde alguns eram detectados durante o semestre.
• Após 2012 o curso de Engenharia de Telecomunicações passou a adotar o software ASC timetable para a elaboração dos horários do curso.
• Em 2014 todo o campus já utilizava o software.
• Nesta época havia sido definido um fluxo de elaboração que incluía algumas planilhas, passos e atribuições.

• Por algum motivo até a presente data Marcos Moecke (discussão) 15h02min de 23 de setembro de 2020 (-03) algumas dessas ferramentas e documentos não foram encontrados, outros são listados abaixo:

• Professores:Restrições de Horários dos Professores
• Formulário: RESTRIÇÕES DE HORÁRIOS 2016
• Planilha: Restrições de Horários 2016

A primeira etapa de conferencia é ver se
os horários das turmas está correto (todas disciplinas com a carga horária correta)
os professores estão nas disciplinas certas.
as aulas estão no espaço físico correto
as aulas de laboratório divididas em turmas A e B estão no mesmo dia.
não tem alguma aula sem SALA

OBS:  Se tiver algum problema nessa parte acima, talvez o jeito seja rodar o horário de novo, 
então a parte de baixo perde sentido.  
No entanto, se o problema for pequeno pode ser que dê para ajustar manualmente. 
Por isso, dá para verificar também as próximas etapas.

Se não tem professor com 5 dias com aula. (O sistema não deu nenhum alarme)
Se não tem professor 20 horas dando aula em 4 dias. (O sistema não deu nenhum alarme)
Se não tem professor dando a última aula da noite em um dia e a primeira aula da manha no dia seguinte.(Isso precisa ser feito manualmente listando os professores que podem estar nessa situação)
Se não tem professor dando aula em 3 turnos em um dia. (Isso precisa ser feito manualmente listando os professores que podem estar nessa situação)
Se as restrições de horários dos professores foram respeitas (avaliar se as restrições colocadas são JUSTAS)
Ver se a mesma disciplina tem aulas em sequencia (dois dias).
Para facilitar a conferencia gerei também a planilha com os dados do horário.
https://dl.dropboxusercontent.com/u/35196307/Horario/Plan1.xls

Nessa planilha tem algumas abas nas quais dá para ver as disciplinas de cada professor, etc.
Sugiro que os coordenadores verifiquem as abas [Contratos Turmas] e [Contratos].  
Na aba [Professores] dá para ter uma ideia se a carga horária do professor está de acordo com a prevista.  
Se tiver alguma diferença, isto deve indica algum erro. (retirei todas as atividades exceto aulas para gerar a planilha).

Se estiver tudo certo, antes de publicar, precisam ser removidas da turma 290111 as LOG29001, FSC29001, GAL29001, pois essa turma vai ficar exclusiva para os alunos ingressantes NOVOS.  Os transferidos e repetentes precisam fazer a matricula na turma 290111.

A minha sugestão é que se publique amanhã na wiki apenas o horário dos cursos com matricula por disciplina (207, 111, e 290).  Assim daria tempo de descobrir alguns problemas que ainda podem ter ficado.  Para os professores pode ser publicado o horário completo no link do dropbox, assim eles conferem se não sobrou algum problema como restrição de horário.  

• Formulário: HORÁRIOS DE ATENDIMENTO PARALELO 2012
• Planilha: Horários de Atendimento 2012
• Engenharia:Como elaborar horário de alunos
• Planilha: Cadastro de projetos e TCCs do Campus SJ 2013

Outras planilhas foram modificadas ou criadas posteriormente e estão na conta da COTEL@gmail.com e engtelecom@gmail.com, as quais precisam ser acessadas.

• Planejamento_Disciplinas_2017-2_FINAL
• Alocação CH Docente Tele 2019-2
• Ocupação_salas_laboratórios_Tele